J’ai structuré ce tableau sur les fonctions du Secrétaire, selon trois perspectives d’analyse, à savoir :
- la perspective historique;
- la perspective symbolique; et
- la perspective rituelle
Concernant l’analyse historique de la fonction de Secrétaire, il convient de noter que si pour certains auteurs, cette fonction remonte aux scribes de l’Égypte ancienne, pour d’autres, elle a été introduite plus récemment dans la Franc-Maçonnerie.
Dans cette deuxième hypothèse, les premiers secrétaires étaient nécessairement des laïcs étant donné que peu de frères avaient de l’expérience ou une formation en gestion de documents. Mais peu à peu, la position fut reprise par les Frères Maçons opérant au sein de leurs Loges.
En ce qui concerne la signification symbolique du poste de secrétaire, il convient de noter ce qui suit :
- Le Secrétaire est associé à la figure de la Lune, tandis que l’Orateur est associé à la figure du Soleil.
- L’Orateur est le Soleil ou la conscience de la Loge et représente la raison divine qui illumine l’intelligence.
- Le Secrétaire est comme la Lune, qui, n’ayant pas de lumière propre, reflète la lumière du Soleil. C’est l’imagination.
- Qu’avez-vous vu lorsque vous avez reçu la Lumière ?
- Le Soleil, la Lune et le Maître de la Loge
- Quelle relation symbolique existe-t-il entre ces étoiles et le Maître de la Loge ?
Le soleil représente la raison divine qui illumine l’intelligence, la Lune suggère l’imagination qui habille les idées d’une forme appropriée et le Maître de la loge symbolise le principe conscient qui s’illumine sous la double influence de la raison divine (le SOLEIL) et de celle de l’Imagination (la Lune).
Passons maintenant à l’analyse rituelle du poste de secrétaire. Dans cette perspective, il convient de noter ce qui suit :
- Le secrétaire constitue le 5ème officier de la Loge dans notre Rite.
- Combien de personnes composent un magasin juste et parfait ?
- 3 le dirigent (VM et 2 agents de sécurité)
- 5 illuminent (Président et Secrétaire)
- 7 le rendre juste et parfait
Le secrétaire ne dirige pas la Loge, mais seulement l’éclaire, la gère et l’administre. N’oubliez pas que le Secrétaire fait partie du comité d’administration de la Loge, avec le VM et le Trésorier.
Dans notre rite, le secrétaire siège à l’est, à la droite du VM et en face de l’orateur. Dans le rite d’émulation, il est assis à gauche du VM
Le secrétaire représente le bras droit du VM
Enfin, je vais énumérer les fonctions attribuées au poste de Secrétaire à l’article 14 de notre Règlement. Par conséquent, cet agent est responsable de :
- Convoquer les réunions de la loge, par lettre adressée à tous les frères, en précisant l’ordre du jour de la séance.
- Agir comme intermédiaire entre la Loge et le GLRP, en communiquant à ce dernier tous les faits pertinents (initiations, augmentations de salaire, liste des officiers dans chaque vénération, autres), ainsi qu’en recevant de ce dernier toutes les informations à transmettre à la Loge (décrets, convocations, autres).
- Enregistrer les membres de la loge et la tenir à jour (ce qui est difficile car peu de frères ont répondu à l’enquête).
- Gérer les sondages dans Store.
- Préparer le projet de rapport annuel
- Assurer la régularité, la réception et l’envoi des documents officiels.
- Préparez le procès-verbal.
- Tenir le livre des procès-verbaux et les livres de présence, des employés de la loge et des visiteurs
Un dernier mot sur le procès-verbal. Sur un tableau présenté dans cette Loge par notre frère J:. F:., à un certain moment il dit :
Cet acte d’une grande importance, l’enregistrement de l’activité d’un magasin, revêt une importance particulière pour notre ordre, qui attache une grande importance au respect des traditions et coutumes ancestrales. C’est en effet par l’enregistrement de ces activités que le respect des traditions est garanti. Après tout, c’est la garantie de la régularité d’un magasin.
Autrement dit, le procès-verbal n’a pas seulement un aspect rituel qui se complète par sa préparation et son approbation. Les procès-verbaux sont destinés à être « conservés » afin qu’ils puissent être inspectés par les autorités compétentes et ainsi vérifier toute action ou tout acte irrégulier d’une Loge s’il existe des soupçons ou des indications d’irrégularités intentionnelles ou non intentionnelles.
Dans certaines associations que je connais, il est courant que les procès-verbaux soient rédigés à la main afin qu’ils ne puissent pas être falsifiés. Dans de telles associations, l’impression par ordinateur n’est pas acceptée.
Nos procès-verbaux ne sont désormais rassemblés dans aucun livre, mais existent sur des feuilles volantes, dont beaucoup ne sont pas signées par le secrétaire et par Votre Honneur. M:..
À mon avis, je pense que nous devrions essayer de légitimer tous les procès-verbaux de l’A:. D:. depuis sa constitution, dans les Livres et à cet effet, tous les Secrétaires, actuels et précédents, doivent être priés de faire un effort pour compiler et légitimer par des signatures tous ceux qu’ils ont produits.
Auteur inconnu
